O Futuro da Gestão Documental
O que é?
O FutureDoc é uma solução inovadora e integrada de gestão documental e de processos, que permite a gestão da informação, promovendo a desmaterialização e a automatização dos processos de negócio e de decisão.
Tendo em conta o volume de informação que hoje é necessário tratar (Externa e Interna) torna-se indispensável a existência de soluções ágeis, práticas e inovadoras que assegurem a gestão eficiente da mesma, permitindo o rápido acesso à informação mas garantindo o controlo dos fluxos.
A solução de gestão documental FutureDoc adequa-se a diferentes tipos de Organizações (públicas ou privadas) e setores de atividade económica, devido às suas características de flexibilidade e adaptação de acordo com a realidade e necessidade dos clientes.
O FutureDoc permite modelar e implementar métodos estruturados de gestão de informação, transversais a todos os departamentos, tornando-se um fator diferenciador na gestão de processos de negócio.
A gestão de processos de negócio e a qualidade da informação são cruciais para diferenciação e o FutureDoc oferece-a à distância de um clique!!
Características
A desmaterialização dos processos é assegurada pela digitalização de documentos em papel, garantido que toda a informação é tratada de forma eletrónica e classificada segundo os critérios definidos. Desta forma, a informação é guardada num único local de fácil acesso, reduzindo custos e esforço na procura da informação.
O FutureDoc disponibiliza um motor de workflow (estruturado e ad-hoc) para a gestão de processos de negócio e pode ser configurado e adaptado a qualquer negócio facilmente.
O FutureDoc permite o desenho e a definição de regras específicas associadas a meta dados dos processos de negócio e a modelação e otimizaçãodos fluxos de informação.
A “caracterização” dos diversos tipos de processos é gerida por um “motor” que controla as fases, documentos, ações, intervenientes e prazos.
A tramitação dos processos é totalmente eletrónica: o FutureDoc conhece os processos, identifica a fase em que se encontram e encaminha-os automaticamente para as ações seguintes.
Definição de taxonomia de classificação da informação que permite a estruturação do Plano de Classificação dos documentos de forma hierárquica e com vários níveis de análise, sendo possível atribuir classificações primárias e secundárias aos documentos, assim como classificá-los de forma provisória ou definitiva.
Através do poderoso motor de pesquisa transversal, usando texto livre ou critérios de pesquisa avançados, o FutureDoc permite localizar e disponibilizar a informação de um modo fácil e intuitivo através de uma palavra ou conjunto de palavras que estejam na informação, nos seus atributos ou no seu conteúdo.
O FutureDoc permite o acompanhamento e controlo dos documentos, ao associar regras e prazos, tanto internos como externos, através do motor de gestão de prazos e alertas que assiste o utilizador no controlo do tempo decorrido, com base em contagem de dias úteis ou de calendário e emissão de alertas e notificações pela aproximação do término do prazo ou limites ultrapassados.
Além dos alertas associados ao controlo de prazos o FutureDoc emite outro tipo de alertas automáticos (como por ex. a confirmação de assinatura digital de documentos que aguardavam assinatura) e permite definir alertas nos circuitos dos documentos dentro da organização, por circuito e por etapa.
O FutureDoc guarda as várias versões de um documento, exibindo sempre aos utilizadores a mais recente, exceto quando explicitamente solicitada pelo utilizador uma versão anterior.
O FutureDoc permite assinar digitalmente e coloca um selo de garantia de autenticidade e inviolabilidade da informação. Pode assinar com o Cartão do Cidadão ou certificado digital. Ao concluir uma ação pode associar-se uma ou várias assinaturas eletrónicas, garantindo desta forma que os documentos digitais têm o mesmo valor legal que um documento físico assinado.
Esta funcionalidade permite o envio de todos os documentos por correio eletrónico, garantindo todas as necessidades formais e legais.
Para aumentar a rapidez do processo de assinatura eletrónica, o utilizador pode proceder à assinatura dos documentos em lote.
O tratamento em volume é uma poderosa ferramenta que simplifica o trabalho do utilizador nas seguintes tarefas:
- Despacho de documentos em lote
- Envio para conhecimento em lote
- Encaminhamento em lote
- Multi encaminhamento em lote
- Arquivamento em lote de processos
O FutureDoc tem um robusto motor de indexação que permite catalogar a documentação que recebe e produz. Assim, sobre o documento digitalizado, existe a possibilidade de efetuar o reconhecimento ótico de carateres (OCR) para a captura de meta-informação com base na imagem, inserindo automaticamente nos campos de registo a meta-informação correspondente. Desta forma, é permitida a indexação da informação e garantida a pesquisa de forma transversal, incluindo pesquisa sobre o conteúdo dos documentos.
Os templates estão integrados no FutureDoc, de forma a auxiliar na elaboração de novos documentos e a uniformizar a imagem da organização.
A produção de documentos internos ou a enviar para o exterior é simples, rápida e é apoiada por Templates (minutas) que facilitam a produção documental. Cada tipo de documento pode ter uma ou várias minutas / templates. Uma vez produzido, o documento pretendido é encaminhado internamente em formato eletrónico ou expedido para o exterior (para o correio, fax ou email). As funcionalidades de expedição permitem numerar a saída, atribuir a data e a hora de saída e imprimir toda a documentação associada ao envio/correio (registos, envelopes, protocolos e outras formalidades).
O FutureDoc integra nativamente com diversos servidores de email, permitindo a sua gestão, definição de regras e classificação da informação de forma automática, guardando a informação no seu formato original, incluindo os anexos. Quando o endereço de email é reconhecido pelo FutureDoc, é automaticamente atribuída a entidade remetente do email sem necessidade de intervenção manual.
O FutureDoc permite a definição de formulários online, possibilitando a sua associação a determinadas ações, sendo que para cada uma das ações é possível definir os campos que compõem os diferentes formulários, tendo em atenção o contexto no qual estão inseridos. Estes formulários são disponibilizados através do Portal Online.
O FutureDoc é acessível através do browser de qualquer dispositivo (PC, Tablet ou smartphone). As interfaces seguem os métodos de “Responsive Web Design” e são adaptáveis para diferentes dimensionamentos de ecrã, sem necessidade de configurações ou aplicações adicionais, de modo a garantir uma maior acessibilidade e usabilidade de todo o sistema.
O roteiro é a memória de todo o ciclo de vida de um processo/documento/assunto registado no FutureDoc, desde a sua entrada na organização até ao momento de arquivo, garantindo desta forma que todas as intervenções são registadas no sistema com a data/hora, o utilizador responsável e a informação introduzida. Assim, a atribuição de responsabilidades por qualquer ação sobre a informação é clara e inequívoca.
Integração com sistemas de gestão de diretório LDAP (Light weigh tDirectory Access Protocol) como AD – Active Directory e com sistemas de Single Sign On, para gestão facilitada de utilizadores e permissões.
O FutureDoc garante a integridade da informação dos documentos, através de um motor de autorizações de utilizadores multinível e parametrizável.
Permite a rastreabilidade através de sistemas de auditoria (logs de utilização) baseados em standards da indústria, mensuráveis e monitorizáveis, que permitem rastrear acessos e intervenções no sistema.
A consulta e alteração dos processos e documentos têm por base o perfil do utilizador, garantindo a confidencialidade dos mesmos.
Os perfis de acesso são configurados no processo de construção de workflows, que garante o encaminhamento da informação apenas para os utilizadores autorizados.
O FutureDoc disponibiliza ecrãs dinâmicos de fácil leitura e interpretação que podem ser ajustados de acordo com o perfil do utilizador, conforme as suas necessidades, preferências e confidencialidade da informação.
Possibilidade de encaminhamento simultâneo de um processo para diferentes utilizadores, permitindo que o seguimento do processo possa prosseguir com várias ações em paralelo.
A funcionalidade de anexação permite anexar a um processo documentos provenientes da digitalização, anexar documentos associados a outros processos e anexar outros processos relacionados.
A capacidade de integração do FutureDoc é garantida pela tecnologia em que está desenvolvida e pela sua arquitetura. Os módulos aplicacionais que integram a solução dispõem de web services (documentados) para integração com outras aplicações.
O FutureDoc contempla um módulo de gestão que dispõe de relatórios de gestão, controlo e acompanhamento das atividades, nomeadamente relatórios de produtividade, pendentes, performance, estado dos processos, documentos e workflows. A informação dos relatórios é apresentada em tempo real, garantindo desta forma uma visão correta sobre a informação, permitindo a tomada de decisão sustentada.
A extração da informação poderá adotar um dos seguintes formatos, ficando ao critério do utilizador a sua seleção: extração de informação para o formato PDF, Excel ou através de dashboards.
O FutureDoc permite definir um processo como um Processo “Favorito” através de um ícone definido para o efeito. Ao tornar um processo favorito, este será posteriormente apresentado no widget disponibilizado na página inicial do FutureDoc, permitindo que se possa seguir o processo e saber o seu estado. Esta funcionalidade permite de forma ágil e fácil acompanhar os processos considerados de especial interesse do utilizador.
As Pastas Processo, são diretórios virtuais de arquivo da informação e implementam o conceito da pasta física. Esta funcionalidade tem uma perspetiva de “arrumação” por utilizador que, ao criar a pasta processo, define a quem quer dar visibilidade dessa informação. As pastas processo podem ser referenciadas e numeradas sequencialmente por ano. Todos os documentos e processos que as compõem são consultados pelos utilizadores autorizados.
Vantagens
Aumenta a eficiência decorrente da desmaterialização dos processos de negócio e otimiza os recursos humanos disponíveis
Desmaterializa o arquivo de documentos em estruturas hierarquizadas no repositório central
Digitaliza os documentos em formato de papel, produzindo documentos eletrónicos que são classificados e disponibilizados segundo critérios pré-definidos
Normaliza os documentos, métodos de classificação e de remetentes
Melhora a comunicação e disponibilização da informação
Reduz o número de documentos extraviados do circuito definido
Aumenta a produtividade dos recursos humanos
Garante a adequação do FutureDoc a cada processo desmaterializado, através da parametrização e definição de workflows que traduzem a otimização de processos pretendida
Define e controla os fluxos de circulação de documentos, sejam estruturados ou não estruturados
Define os vários estados pelos quais um documento passa, incluindo publicação, aprovação, distribuição e circulação ou arquivo
Realiza pesquisas de documentos, através do motor de busca, pelo seu conteúdo e atributos, permitindo localizar e disponibilizar imediatamente o mesmo, quando necessário e em qualquer parte
Cataloga e classifica os documentos eletrónicos
Reduz o tempo de pesquisa e consulta de um documento ou processo
Reduz o tempo e erros no "processamento" e manuseamento dos documentos
Reduz o consumo de papel em circulação
Promove a melhoria das condições de trabalho dos colaboradores das organizações
Características Técnicas
A arquitetura do FutureDoc é baseada em standards do mercado opensource, de acordo com os princípios de interoperabilidade e segurança do mercado.
O FutureDoc funciona no sistema operativo Linux, base de dados e servidores aplicacionais opensource permite flexibilidade e redução de custos na aquisição e manutenção
O FutureDoc usa como interface utilizador os mais comuns do mercado: Mac OS, Windows e Linux, principais navegadores (Web Browsers) do mercado: Internet Explorer, Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, Opera e outros
O FutureDoc considera interfaces para os equipamentos móveis mais correntes do mercado (Android, Mac iOS)
